Thủ tục đăng ký DVV và xin thẻ thuế Vero cho người Việt mới đến Phần Lan

Chào mừng bạn đến với Phần Lan! Việc chuyển đến một quốc gia mới sinh sống luôn đi kèm với niềm vui gieo mầm tương lai mới, nhưng cũng không thiếu những bỡ ngỡ ban đầu khi làm quen với các thủ tục hành chính. Đối với bất kỳ ai vừa đặt chân đến xứ sở hạnh phúc này, việc đăng ký thông tin cá nhân và thiết lập hệ thống thuế là hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu cần được xử lý ngay lập tức.

Tại Phần Lan, hai cơ quan mà bạn chắc chắn phải làm việc cùng trong những tuần đầu tiên là Cơ quan Đăng ký Kỹ thuật số và Dữ liệu Dân cư (DVV) và Cơ quan Thuế Phần Lan (Vero). Việc hoàn thành đăng ký tại hai cơ quan này không chỉ giúp bạn có được mã số định danh cá nhân (henkilötunnus) - chìa khóa để mở ra mọi dịch vụ công và tư nhân - mà còn đảm bảo bạn được khấu trừ thuế một cách chính xác, tránh việc bị áp mức thuế khẩn cấp lên tới 60%.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, các bước chuẩn bị hồ sơ và những lưu ý thực tế dành riêng cho cộng đồng người Việt mới đến Phần Lan định cư, làm việc hoặc học tập.

Kiểm tra thẻ cư trú của bạn trước khi bắt đầu

Trước khi lên lịch hẹn với các cơ quan chức năng, bước đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra kỹ mặt sau của thẻ cư trú (oleskelulupakortti) do Sở Di trú Phần Lan (Migri) cấp.

Trong nhiều trường hợp, Migri đã tự động cấp mã số định danh cá nhân cho bạn trong quá trình xét duyệt hồ sơ cư trú. Nếu bạn thấy tại mục "Personal identity code" (Mã số cá nhân) trên thẻ có hiển thị một dãy số có định dạng DDMMYY-XXXX (trong đó DDMMYY là ngày tháng năm sinh của bạn), điều đó có nghĩa là bạn đã có mã số định danh Phần Lan.

Tuy nhiên, ngay cả khi đã có mã định danh in trên thẻ cư trú, bạn vẫn bắt buộc phải liên hệ với DVV để đăng ký địa chỉ cư trú chính thức và cập nhật tình trạng hôn nhân hoặc thông tin gia đình của mình vào Hệ thống Thông tin Dân cư Quốc gia. Nếu trên thẻ cư trú của bạn chỉ ghi "No personal identity code" hoặc để trống, bạn sẽ phải thực hiện quy trình đăng ký từ đầu tại DVV để được cấp mã số này.

Bước 1: Đăng ký thông tin cá nhân và nhận mã số định danh tại DVV

Cơ quan Đăng ký Kỹ thuật số và Dữ liệu Dân cư (Digi- ja väestötietovirasto - DVV) là nơi quản lý toàn bộ dữ liệu dân cư tại Phần Lan. Mã số định danh cá nhân do DVV cấp là mã số độc nhất đi theo bạn suốt đời, được yêu cầu khi bạn mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà, đăng ký dịch vụ internet, hay mua bảo hiểm.

Quy trình đăng ký tại DVV

Để quy trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

1. Hoàn thành tờ khai trực tuyến: Trước khi đến văn phòng của DVV, bạn hãy truy cập trang web chính thức của DVV để điền tờ khai yêu cầu cấp mã định danh cá nhân trực tuyến. Việc điền trước thông tin trực tuyến và đính kèm các bản sao giấy tờ sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý khi bạn đến gặp nhân viên trực tiếp.
2. Đặt lịch hẹn trực tiếp: Sau khi hoàn thành tờ khai trực tuyến, bạn cần đặt lịch hẹn (ajanvaraus) để đến văn phòng dịch vụ của DVV. Việc đặt lịch hẹn trước là bắt buộc để tránh thời gian chờ đợi kéo dài tại văn phòng.
3. Đến trực tiếp văn phòng DVV: Bạn phải mang theo toàn bộ bản gốc các giấy tờ đã chuẩn bị đến buổi hẹn để nhân viên đối chiếu và xác thực danh tính cá nhân của bạn.

Lưu ý quan trọng về ngôn ngữ từ DVV: Cơ quan DVV không cung cấp dịch vụ thông dịch viên tại các điểm tiếp đón trực tiếp. Nếu bạn không tự tin sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Phần Lan, bạn có nghĩa vụ phải tự sắp xếp và đưa theo người phiên dịch đi cùng đến buổi hẹn để đảm bảo thông tin trao đổi được chính xác.

Sau khi hồ sơ của bạn được xử lý hoàn tất, DVV sẽ gửi thông báo kết quả kèm theo mã số định danh cá nhân của bạn. Phương thức gửi chủ yếu sẽ thông qua thư điện tử (email) mà bạn đã đăng ký trong tờ khai.

Bảng danh mục giấy tờ cần thiết khi đến DVV

Tùy thuộc vào diện cư trú của bạn tại Phần Lan, các giấy tờ yêu cầu sẽ có sự khác biệt nhất định. Hãy tham khảo bảng tổng hợp dưới đây để chuẩn bị thật kỹ lưỡng:

Diện cư trú	Giấy tờ bắt buộc phải mang theo	Yêu cầu đối với giấy tờ nước ngoài
Người đi làm (Work-based)	- Hộ chiếu gốc còn hạn<br>- Thẻ cư trú Phần Lan<br>- Hợp đồng lao động chính thức ghi rõ mức lương, thời gian làm việc và thông tin người sử dụng lao động	Các giấy tờ tiếng Việt cần dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Phần Lan.
Du học sinh (Students)	- Hộ chiếu gốc còn hạn<br>- Thẻ cư trú Phần Lan dành cho sinh viên<br>- Giấy xác nhận nhập học chính thức từ trường đại học hoặc cơ sở đào tạo tại Phần Lan	Trường học phải thuộc hệ thống giáo dục được công nhận chính thức của Phần Lan.
Diện gia đình (Family members)	- Hộ chiếu gốc còn hạn của các thành viên<br>- Thẻ cư trú Phần Lan diện đoàn tụ<br>- Giấy đăng ký kết hôn (đối với vợ/chồng)<br>- Giấy khai sinh (đối với con cái)	Giấy tờ hộ tịch của Việt Nam (kết hôn, khai sinh) phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam và Đại sứ quán Phần Lan trước khi mang sang.

Lưu ý: Nếu giấy tờ của bạn không được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định, DVV có quyền từ chối đăng ký các mối quan hệ thân nhân của bạn vào hệ thống dân cư Phần Lan.

Bước 2: Xin thẻ thuế (Verokortti) tại Cơ quan Thuế Vero

Bất kỳ cá nhân nào sinh sống và làm việc tại Phần Lan đều có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân. Nếu bạn cư trú tại Phần Lan trên 6 tháng, bạn sẽ thuộc đối tượng chịu thuế cho toàn bộ thu nhập phát sinh tại Phần Lan cũng như thu nhập toàn cầu (tùy thuộc vào các hiệp định tránh đánh thuế hai lần).

Tỷ lệ thuế thu nhập của Phần Lan là lũy tiến, phụ thuộc vào mức thu nhập dự kiến hàng năm của bạn, địa phương nơi bạn sinh sống và một số yếu tố cá nhân khác. Để người sử dụng lao động có thể khấu trừ thuế chính xác từ tiền lương của bạn, bạn phải nộp cho họ một tài liệu gọi là Thẻ thuế (Verokortti).

Thời điểm và cách thức xin thẻ thuế

Bạn chỉ nên nộp đơn xin cấp thẻ thuế lên Cơ quan Thuế Phần Lan (Vero) sau khi bạn đã nhận được mã số định danh cá nhân chính thức từ DVV.

Khi bạn đã có mã số định danh cá nhân này, quy trình xin thẻ thuế sẽ trở nên vô cùng đơn giản và bạn hoàn toàn có thể thực hiện trực tuyến hoặc qua đường bưu điện mà không cần phải đến xếp hàng trực tiếp tại văn phòng của Vero. Hãy điền đầy đủ mã số định danh cá nhân của bạn vào tờ khai xin thẻ thuế (ví dụ như Mẫu 6148e dành cho người lao động nước ngoài hoặc các mẫu đơn chuyên biệt khác).

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ như bạn cần bắt đầu công việc ngay lập tức mà chưa kịp đăng ký qua DVV), Cơ quan Thuế cũng có thẩm quyền cấp mã số định danh tạm thời phục vụ cho mục đích quản lý thuế tại các văn phòng giao dịch trực tiếp.

Nếu bạn thuộc diện đăng ký trực tiếp tại văn phòng thuế, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Điền trước tờ khai: Hoàn thành Mẫu đơn 6150 (Đăng ký thông tin đối với người nước ngoài lưu trú tạm thời tại Phần Lan) và Mẫu đơn 5042e (Đơn xin cấp thẻ thuế cho người sống ở nước ngoài). Hãy in các mẫu đơn này ra giấy và điền đầy đủ trước khi đến văn phòng.
2. Ký tên trực tiếp: Bạn sẽ ký tên vào các tờ khai này trước sự chứng kiến của nhân viên thuế tại quầy giao dịch.
3. Cung cấp thông tin thu nhập rõ ràng: Trong tờ khai xin thẻ thuế, bạn cần cung cấp tối thiểu các thông tin chính xác bao gồm: ngày đến Phần Lan, ngày bắt đầu công việc, tên nhà tuyển dụng, và mức ước tính tổng thu nhập từ lương cho toàn bộ thời gian còn lại của năm hiện tại.

Nếu bạn không nộp thẻ thuế cho người sử dụng lao động đúng hạn trước kỳ trả lương đầu tiên, họ bắt buộc phải khấu trừ thuế khẩn cấp ở mức mặc định là 60% trên tổng thu nhập của bạn. Khoản tiền thuế khấu trừ thừa này chỉ có thể được hoàn lại vào kỳ quyết toán thuế của năm sau, gây ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền sinh hoạt của bạn khi mới bắt đầu cuộc sống mới.

Những cập nhật quan trọng về hệ thống dịch vụ tại Phần Lan

Khi tìm kiếm thông tin trên internet, bạn có thể bắt gặp một số bài viết cũ đề cập đến các văn phòng TE (TE-toimisto) hoặc quyết định một phần từ văn phòng TE trong quá trình xin giấy phép lao động. Tuy nhiên, hệ thống quản lý của Phần Lan đã có những thay đổi lớn mang tính lịch sử mà bạn cần nắm rõ để tránh mất thời gian tìm kiếm những cơ quan không còn tồn tại:

• Sự giải thể của Văn phòng TE: Kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2024, các Văn phòng TE (TE-toimisto, TE-palvelut) đã hoàn toàn dừng hoạt động. Các dịch vụ hỗ trợ việc làm công hiện được tổ chức và quản lý trực tiếp bởi các vùng việc làm của từng đô thị địa phương. Hệ thống thông tin tìm kiếm việc làm quốc gia hiện được tích hợp duy nhất tại cổng thông tin Työmarkkinatori / Job Market Finland (tyomarkkinatori.fi).
• Xóa bỏ "quyết định một phần": Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2025, quy trình xét duyệt hai bước đối với giấy phép cư trú diện lao động đã được bãi bỏ. Sở Di trú Phần Lan (Migri) hiện là cơ quan duy nhất chịu trách nhiệm thẩm định và đưa ra quyết định toàn diện cho hồ sơ của bạn. Mặc dù quy trình kiểm tra thị trường lao động vẫn tồn tại đối với một số diện lao động phổ thông, việc đánh giá này do chính Migri thực hiện trực tiếp chứ không còn thông qua Văn phòng TE nữa.
• Giấy phép khởi nghiệp (Entrepreneur permit): Đối với diện doanh nhân khởi nghiệp, hồ sơ vẫn được duyệt qua hai giai đoạn, nhưng quyết định một phần về tính khả thi của kế hoạch kinh doanh sẽ do Trung tâm Phát triển Kinh tế (elinvoimakeskus.fi) đảm nhận, hoàn toàn không liên quan đến các Văn phòng TE trước đây.

Lời khuyên thực tế để mọi việc suôn sẻ

Để hành trình định cư tại Phần Lan của bạn không gặp phải những rào cản hành chính không đáng có, hãy ghi nhớ những mẹo nhỏ dưới đây:

• Chuẩn bị bản dịch tiếng Anh chuẩn xác: Tất cả các giấy tờ được cấp tại Việt Nam như giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh của con cái, hay bằng cấp chuyên môn đều cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Phần Lan bởi các dịch giả được cấp phép.
• Bảo đảm tính pháp lý của giấy tờ: Đừng quên rằng việc dịch thuật công chứng thông thường tại Việt Nam chưa đủ hiệu lực pháp lý tại Phần Lan. Bạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao Việt Nam) và sau đó là Đại sứ quán Phần Lan tại Hà Nội trước khi rời Việt Nam.
• Xác thực điện tử mạnh (Vahva tunnistautuminen): Sau khi hoàn tất đăng ký tại DVV và nhận được mã số định danh cá nhân, bước tiếp theo bạn nên làm là mở tài khoản ngân hàng Phần Lan và đăng ký dịch vụ ngân hàng điện tử. Thông tin đăng nhập ngân hàng này cũng chính là công cụ định danh điện tử mạnh, giúp bạn dễ dàng tự đăng nhập vào cổng thông tin thuế OmaVero hoặc các dịch vụ công trực tuyến khác sau này mà không cần phải di chuyển trực tiếp đến các văn phòng hành chính.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hiểu rõ quy trình làm việc của DVV cũng như Vero là bước đệm hoàn hảo giúp bạn nhanh chóng ổn định cuộc sống tại Phần Lan. Chúc bạn có một khởi đầu suôn sẻ và gặt hái nhiều thành công trên hành trình mới đầy hứa hẹn này!