Lộ trình định cư Phần Lan: Hướng dẫn thực tế từng bước để ổn định cuộc sống

Chuyển đến sống ở một quốc gia mới luôn là một hành trình đầy cảm xúc. Phần Lan, với hệ thống phúc lợi xã hội phát triển, thiên nhiên trong lành và chất lượng cuộc sống hàng đầu thế giới, là điểm đến mơ ước của nhiều người. Tuy nhiên, để quá trình chuyển dịch diễn ra suôn sẻ, bạn cần hiểu rõ các thủ tục hành chính và cách thức vận hành của các cơ quan công quyền tại đây.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình thực tế, cập nhật nhất để bạn vững vàng bước vào cuộc sống mới tại xứ sở hạnh phúc nhất thế giới.

1. Giấy phép cư trú (Migri) và những thay đổi quan trọng

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong hành trình chuyển đến Phần Lan là sở hữu một giấy phép cư trú hợp pháp do Sở Di trú Phần Lan (Migri) cấp. Dù bạn đi theo diện lao động, du học, khởi nghiệp hay đoàn tụ gia đình, quy trình này hiện nay đã được số hóa tối đa qua cổng thông tin trực tuyến Enter Finland.

Một lưu ý cực kỳ quan trọng đối với những ai đang tìm hiểu thông tin định cư: hệ thống hành chính Phần Lan đã có những thay đổi lớn mang tính lịch sử.

Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2025, các Văn phòng TE (TE-toimisto) trước đây đã hoàn toàn chấm dứt hoạt động. Do đó, quy trình "quyết định một phần" (partial decision) của Văn phòng TE đối với giấy phép cư trú diện lao động đã bị bãi bỏ. Hiện nay, Sở Di trú Phần Lan (Migri) là cơ quan duy nhất tự mình thẩm định và đưa ra quyết định toàn diện cho các hồ sơ xin giấy phép lao động.

Đối với giấy phép cư trú diện doanh nhân (entrepreneur), quy trình vẫn gồm hai bước, nhưng quyết định một phần về tính khả thi của doanh nghiệp sẽ do Trung tâm Phát triển Kinh tế (elinvoimakeskus.fi) thực hiện, tuyệt đối không còn liên quan đến các Văn phòng TE cũ nữa.

2. Đăng ký thông tin dân cư tại Cơ quan DVV

Ngay sau khi đặt chân đến Phần Lan với giấy phép cư trú trên tay, điểm đến tiếp theo của bạn phải là Cơ quan Đăng ký Dân cư và Kỹ thuật số (Digi- ja väestötietovirasto - viết tắt là DVV).

Nhiệm vụ của bạn tại DVV bao gồm:

• Đăng ký nơi cư trú (Kotikunta): Khai báo địa chỉ nhà chính thức của bạn tại Phần Lan.
• Nhận Mã định danh cá nhân (Henkilötunnus): Đây là một dãy số định danh duy nhất đi kèm với bạn suốt đời tại Phần Lan. Bạn sẽ cần mã số này cho mọi giao dịch từ mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng điện thoại cho đến đăng ký dịch vụ y tế.
• Đăng ký mối quan hệ gia đình: Nếu bạn chuyển đến cùng vợ/chồng hoặc con cái, hãy mang theo giấy đăng ký kết hôn và giấy khai sinh đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng để DVV cập nhật vào Hệ thống Thông tin Dân cư.

3. Nhận Thẻ thuế từ Cục Thuế Phần Lan (Vero)

Nếu bạn đến Phần Lan để làm việc hoặc kinh doanh, việc liên hệ với Cục Thuế Phần Lan (Vero) là bắt buộc và cần thực hiện càng sớm càng tốt.

Tại Phần Lan, mọi thu nhập cá nhân đều bị đánh thuế lũy tiến dựa trên thu nhập dự kiến của bạn trong năm. Bạn cần yêu cầu cấp một tài liệu gọi là Thẻ thuế (Verokortti) và chuyển thẻ này cho người sử dụng lao động của bạn.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn không nộp thẻ thuế cho công ty, theo luật định, người sử dụng lao động sẽ buộc phải khấu trừ mức thuế khẩn cấp lên đến 60% từ tiền lương của bạn. Do đó, hãy truy cập trang web hoặc đến trực tiếp văn phòng Vero để hoàn tất thủ tục này ngay khi có mã định danh cá nhân từ DVV.

4. Bảo hiểm xã hội và Thẻ Kela

Kela là Cơ quan Bảo hiểm Xã hội của Phần Lan, chịu trách nhiệm quản lý các chế độ an sinh xã hội, trợ cấp gia đình, hỗ trợ nhà ở và bảo hiểm y tế quốc gia.

Việc bạn có được hưởng các quyền lợi an sinh xã hội của Kela hay không phụ thuộc vào việc bạn chuyển đến Phần Lan định cư lâu dài hay làm việc tại đây. Theo hướng dẫn từ trang thông tin chính thức InfoFinland, bạn nên kiểm tra kỹ các tiêu chí điều kiện trên trang web của Kela ngay khi ổn định chỗ ở.

Khi đơn đăng ký của bạn được chấp thuận, bạn sẽ nhận được một thẻ nhựa màu xanh trắng gọi là Thẻ Kela (Kelakortti). Xuất trình thẻ này tại các hiệu thuốc hoặc phòng khám tư nhân sẽ giúp bạn được giảm giá trực tiếp các khoản chi phí y tế được bảo hiểm chi trả.

5. Mở tài khoản ngân hàng và kích hoạt Định danh điện tử mạnh

Tại Phần Lan, tiền mặt hầu như rất ít khi được sử dụng. Một tài khoản ngân hàng địa phương là công cụ thiết yếu để nhận lương và thanh toán hóa đơn.

Tuy nhiên, tài khoản ngân hàng còn mang một vai trò quan trọng hơn thế: cung cấp phương thức Định danh điện tử mạnh (Vahva tunnistautuminen). Với công cụ định danh này (thường thông qua một ứng dụng trên điện thoại thông minh do ngân hàng cấp), bạn có thể dễ dàng đăng nhập vào các cổng dịch vụ công trực tuyến như Migri, Vero, Kela, hoặc hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử OmaKanta.

Để mở tài khoản ngân hàng và có được quyền định danh điện tử, bạn cần chuẩn bị:

1. Hộ chiếu còn hạn (lưu ý: một số ngân hàng không chấp nhận thẻ cư trú làm giấy tờ tùy thân duy nhất để cấp mã định danh điện tử, bạn bắt buộc phải có hộ chiếu hợp lệ).
2. Thẻ cư trú Phần Lan còn hạn.
3. Mã định danh cá nhân đã được DVV cấp.
4. Hợp đồng lao động hoặc giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập hợp pháp.

Bảng tổng hợp các bước hành chính thiết yếu

Để giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình, dưới đây là bảng tổng hợp các bước hành chính cốt lõi khi mới chuyển đến Phần Lan:

Cơ quan hành chính	Thủ tục chính cần thực hiện	Tài liệu cốt lõi cần chuẩn bị	Mục đích sử dụng
Sở Di trú (Migri)	Nhận Thẻ cư trú (Oleskelulupa)	Quyết định cấp phép, Hộ chiếu	Chứng minh quyền cư trú hợp pháp
Cơ quan Dân cư (DVV)	Đăng ký địa chỉ, nhận Mã định danh cá nhân	Thẻ cư trú, Hộ chiếu, Giấy tờ hộ tịch	Đăng ký thông tin dân cư quốc gia
Cục Thuế (Vero)	Đăng ký Thẻ thuế (Verokortti)	Hợp đồng lao động, Mã định danh	Xác định tỷ lệ khấu trừ thuế thu nhập
Ngân hàng thương mại	Mở tài khoản & Đăng ký Định danh mạnh	Hộ chiếu, Thẻ cư trú, Mã định danh	Nhận lương, thanh toán, đăng nhập dịch vụ công
Cơ quan An sinh (Kela)	Đăng ký tham gia hệ thống an sinh xã hội	Hợp đồng lao động, Đơn đăng ký	Nhận trợ cấp y tế, gia đình và phúc lợi

6. Tìm kiếm việc làm và Hội nhập xã hội

Nếu bạn chuyển đến Phần Lan theo diện đoàn tụ gia đình hoặc chưa có việc làm ngay, việc tiếp cận thị trường lao động và học ngôn ngữ là chìa khóa vàng để hội nhập thành công.

Như đã đề cập, các Văn phòng TE cũ đã không còn tồn tại. Thay vào đó, toàn bộ dịch vụ việc làm công cộng hiện nay được tổ chức bởi các khu vực việc làm của đô thị (municipal employment areas). Cổng thông tin quốc gia duy nhất để tìm kiếm việc làm và đăng ký dịch vụ tìm việc là Thị trường Việc làm Phần Lan (Työmarkkinatori / Job Market Finland - tyomarkkinatori.fi).

Tại đây, bạn có thể:

• Đăng ký hồ sơ tìm việc trực tuyến.
• Tìm kiếm hàng ngàn cơ hội việc làm trên khắp Phần Lan.
• Tiếp cận các dịch vụ tư vấn hướng nghiệp từ chính quyền đô thị nơi bạn sinh sống.

Chính quyền các đô thị và thành phố tại Phần Lan cũng cung cấp các chương trình hỗ trợ hội nhập (Kotoutuminen) rất thiết thực. Người nhập cư và gia đình của họ (bao gồm cả vợ/chồng đi cùng) có quyền được đánh giá nhu cầu hội nhập và tham gia các khóa học tiếng Phần Lan hoặc tiếng Thụy Điển miễn phí, cũng như các khóa đào tạo kỹ năng nghề nghiệp để nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc mới.

7. Tìm kiếm nhà ở và ổn định cuộc sống gia đình

Tìm kiếm một căn hộ phù hợp là ưu tiên hàng đầu của mọi gia đình khi mới đến. Bạn có thể tìm nhà thuê thông qua các công ty cho thuê nhà lớn của tư nhân hoặc đăng ký thuê nhà xã hội của thành phố nơi bạn sinh sống (thường có mức giá ưu đãi hơn nhưng thời gian chờ đợi có thể lâu hơn).

Hợp đồng thuê nhà tại Phần Lan thường yêu cầu một khoản tiền đặt cọc tương đương từ 1 đến 2 tháng tiền nhà. Hãy đảm bảo bạn đã mua bảo hiểm nhà ở (Kotivakuutus) trước khi dọn vào, vì đây là yêu cầu bắt buộc của hầu hết các chủ nhà.

Đối với những gia đình có con nhỏ, hệ thống giáo dục Phần Lan nổi tiếng thế giới luôn sẵn sàng chào đón con bạn. Trẻ em nước ngoài khi mới đến sẽ được tham gia một lớp học chuẩn bị (Pre-primary education hoặc Preparatory education) kéo dài khoảng một năm để học ngôn ngữ và làm quen với phương pháp giáo dục trước khi bước vào lớp học chính thức cùng học sinh bản địa.

Hành trình chuyển đến một đất nước mới chắc chắn sẽ mang lại nhiều trải nghiệm mới mẻ và đôi khi là cả thử thách hành chính. Tuy nhiên, bằng việc nắm rõ các bước đi thực tế, chủ động chuẩn bị hồ sơ và tận dụng tối đa các nguồn lực hỗ trợ từ chính quyền địa phương cũng như các cổng thông tin chính thức, bạn hoàn toàn có thể tự tin thiết lập một nền móng vững chắc cho cuộc sống mới đầy hứa hẹn tại Phần Lan.